L’organisation et le fonctionnement du Centre National de Documentation Juridique sont déterminés par le décret n° 2016-843 du 19 octobre 2016.
Le présent décret a pour objet de déterminer l’organisation et le fonctionnement de l’établissement public à caractère administratif dénommé Centre National de Documentation Juridique, en abrégé CNDJ, créé par le décret n° 95-470 du 15 juin 1995.
Le siège du CNDJ est fixé à Abidjan. Il peut être transféré en tout autre lieu du territoire national, en cas de nécessité, après autorisation du Conseil de Gestion, par décret pris en Conseil des Ministres, sur proposition du Ministre chargé de la Justice.
Le CNDJ est placé sous la tutelle technique du Ministre chargé de la Justice et sous la tutelle économique et financière du Ministre chargé du Budget.
Le CNDJ a pour mission d’assurer la promotion et la diffusion du droit en Côte d'Ivoire.
A ce titré, il est chargé de collecter et de mettre sous forme de bases ou banques de données informatisées en vue de leur consultation, de leur publication et de leur diffusion sur tout support :
- les traités ;
- les lois et règlements ;
- les instructions et circulaires ;
- les conventions collectives ;
- les décisions des cours et tribunaux ;
- tous autres textes à caractère juridique.
A cette fin, les administrations, juridictions et autres organismes relevant de l'Etat sont tenus de fournir au CNDJ tous documents et, le cas échéant, toutes informations déjà enregistrées sur support magnétique nécessaires à l'accomplissement de sa mission.
Ces administrations, juridictions et, autres organismes sont tenus de lui remettre notamment copie de base ou de banque de données intéressant les textes et décisions susmentionnés qu’ils gèrent ou sont amenés à gérer à leur propre usage.
Le CNDJ est, en outre, chargé :
- de procéder à l'édition de tout document ;
- d’assurer la formation des personnels des administrations fournisseurs d'informations ;
- d’organiser des sessions de formation en matière juridique ;
- de participer à toute action d'assistance technique, de recherche et de coopération internationale.
III. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT
- le Conseil de Gestion ;
- la Direction.
Le Conseil de Gestion est composé comme suit :
- le représentant du Ministère en charge de la Justice ;
- le représentant du Ministère en charge de l'Economie et des Finances ;
- le représentant du Ministère en charge du Budget ;
- le représentant du Ministère en charge de la Fonction publique ;
- le représentant de la Chambre Judiciaire ;
- le représentant du Secrétariat général du Gouvernement ;
- les représentants des Unités de Formation et de Recherche des Sciences juridiques des Universités publiques, au nombre de deux, désignés par le Ministre chargé de l'Enseignement supérieur ;
- le représentant du Centre ivoirien de Recherche juridique ;
- le représentant de l’Ordre des avocats.
La présidence du Conseil de Gestion est assurée par le représentant du
Ministre de la Justice.
Le Président et les membres du Conseil Gestion sont nommés par décret pris en conseil des ministres, sur proposition des autorités dont ils relèvent, lis sont révoqués dans les mêmes conditions.
En cas de vacance de siège par décès, démission ou révocation d’un membre
du Conseil de Gestion, il est pourvu à son remplacement dans les mêmes conditions que celles de sa nomination.
La fonction de membre de Conseil de Gestion est incompatible avec tout emploi rémunéré par le CNDJ.
Les membres du Conseil de Gestion perçoivent une prime de responsabilité dont le montant est fixé par un arrêté conjoint du Ministre de la Justice et du
Ministre chargé du Budget.
Le Conseil de Gestion suit, de façon permanente, la bonne exécution des missions confiées au CNDJ.
Il contrôle la préparation et l’exécution du budget, et examine le compte rendu financier produit par l’agent comptable en fin d’exercice.
En outre, sont soumis à l'autorisation préalable du Conseil de Gestion les actes suivants du Directeur :
- la modification des textes organiques ;
- l'adoption du programme annuel d’activités ;
- la fixation des tarifs des prestations du CNDJ ;
- la création ou la suppression des services et des antennes.
Le Conseil de Gestion se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’établissement l’exige et, au moins, quatre fois par an.
La Convocation du Conseil de gestion par le Président se fait quinze jours au moins avant la réunion.
Si le quorum n’est pas atteint, le Conseil de Gestion est de nouveau convoqué dans les huit jours suivants et peut délibérer valablement si un tiers des
membres est présent.
Les délibérations sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage des voix, celle du Président est prépondérante.
Le Conseil de Gestion ne peut délibérer que si la majorité de ses membres
est présente.
Le Président du Conseil de Gestion peut inviter, avec voix consultative, aux réunions du Conseil, toute personne dont il estime utile d'entendre les avis.
Le CNDJ est dirigé par un Directeur nommé par décret pris en Conseil des Ministres, sur proposition du Ministre chargé de la Justice. Il a rang de Directeur général d’Administration centrale.
Le Directeur est l’ordonnateur du budget du CNDJ.
Il assure l’administration et la direction du CNDJ.
Il accomplit, à cet effet, tous actes nécessaires à la réalisation des missions
du CNDJ.
Il représente le CNDJ devant les juridictions et dans tous les actes de
la vie civile.
Il assure le secrétariat du Conseil de Gestion.
La direction du CNDJ comprend trois départements :
- le Département des Affaires juridiques ;
- le Département des Ressources humaines et financières ;
- le Département de l’Informatique.
Les Départements sont dirigés par des chefs de Département nommés par arrête du Ministre de la Justice, sur proposition du Directeur, après approbation du
Conseil de Gestion.
Le Département des Affaires juridiques est chargé :
- d’assurer la collecte et la sélection de l’information juridique ;
- d’assurer l'étude et l'analyse de l’information juridique ;
- de publier et de diffuser l’information juridique ;
- d’organiser des sessions de formation en matière juridique ;
- d’assurer les relations extérieures et la communication.
Le Département des Affaires juridiques comprend trois services :
- le Service juridique ;
- le Service de la Documentation ;
- le Service de la communication.
Les Services sont dirigés par des Chefs de Service nommés par décision du Directeur, après approbation du Conseil de Gestion.
Le Département des Ressources humaines et financières est chargé :
- d'élaborer et d'exécuter le budget ;
- d’assurer ta gestion du personnel ;
- d’assurer la préparation des marchés, des conventions et du programme d’investissement ;
- d’assurer la gestion du patrimoine ;
- d'assurer la vente de la documentation juridique.
Le Département des Ressources humaines et financières comprend deux Services:
- le Service du personnel et du patrimoine ;
- le Service des finances et de la comptabilité.
Le Département de l'informatique est chargé :
- d'assurer les études, la réalisation et la mise en œuvre des applications informatiques ;
- d’assurer l’alimentation et la gestion des bases ou banques de données ;
- d'assurer la maintenance du système et l’évaluation des besoins en matériel informatique ;
- d’exécuter les travaux de saisie et de mise en forme ;
- d’assurer la formation des utilisateurs et des administrations fournisseurs d'informations ;
- de donner des conseils et d'assurer l'assistance en informatique juridique ;
- d’assurer l'édition de la documentation.
Le Département de l'Informatique comprend deux services :
- le Service de l'informatique ;
- le Service de la reprographie.
Les Services sont dirigés par des Chefs de Service nommés par décision du Directeur qu’après approbation du Conseil de Gestion.
Ils sont au nombre de deux :
- le Contrôle Budgétaire ;
- l’Agence Comptable.
Le Contrôleur Budgétaire est nommé auprès du CNDJ, par arrêté du ministre chargé du Budget. Le contrôleur budgétaire est chargé de contrôler l'exécution du budget du CNDJ en recettes et en dépenses, de suivre l'élaboration du projet de budget du CNDJ et de participer, avec voix consultative, aux réunions du Conseil de gestion lorsqu'il traite des questions budgétaires
Quant à l’Agence Comptable, elle est dirigée par un Agent Comptable nommé auprès du CNDJ, par arrêté du ministre chargé de l'Economie et des Finances, sous la responsabilité personnelle et pécuniaire duquel sont effectuées les opérations financières de l'établissement.